DSGVO, Hosting in der EU und wer eure Daten sieht

Ein Tierheim verarbeitet mehr personenbezogene Daten, als die meisten annehmen: Adressen von Adoptantinnen, Telefonnummern von Ehrenamtlichen, Angaben zu Vorkontrollen, Spenderdaten, manchmal den Grund für eine Abgabe. Wer nach DSGVO-konformer Tierheim-Software sucht, sucht deshalb selten ein Zertifikat, sondern zwei belastbare Antworten: Wo liegen die Daten, und wer kann sie sehen? Hier stehen beide — zusammen mit dem, was wir zum jetzigen Zeitpunkt ausdrücklich nicht behaupten können.

• Wo die Daten liegen

  Taildesk wird in Deutschland entwickelt und in der Europäischen Union gehostet. Das ist kein Marketingsatz, sondern die Voraussetzung dafür, dass ein Verein die Verarbeitung überhaupt sauber begründen kann, ohne sich mit Drittlandtransfers und deren Rechtsgrundlage zu beschäftigen. Das betrifft nicht nur die Datenbank. Auch die Dienste drumherum — Speicherung von Fotos, Versand von Mails, Auswertung der Zugriffe — gehören in denselben Rechtsraum, sonst verlagert man das Problem nur eine Ebene tiefer.

• Wer Zugriff hat

  Ehrenamtliche brauchen den Dienstplan und die Tiere, mit denen sie arbeiten. Sie brauchen nicht die Adresse einer Adoptantin, den Grund einer Abgabe oder die Spenderliste. Zugriffsrechte sind deshalb an Rollen gebunden und nicht an Vertrauen. Das ist keine Aussage über die Ehrenamtlichen — es ist die einzige Konstruktion, die noch trägt, wenn jemand aufhört, wenn ein Gerät verloren geht oder wenn eine Person kurz für jemand anderen einspringt. Wer im Heim welche Rolle vergibt, entscheidet das Heim.

• Was ihr von uns verlangen könnt

  Als Auftragsverarbeiter schulden wir euch einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, eine Auskunft darüber, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind, und die Mitwirkung, wenn eine betroffene Person Auskunft oder Löschung verlangt. Dazu kommt der Punkt, der im Alltag am meisten zählt: Export. Ihr müsst eure Daten jederzeit in einem lesbaren Format herausbekommen — ohne Anfrage, ohne Gebühr und ohne Kündigungsgespräch. Ein System, das die Daten festhält, ist unabhängig von jeder Verschlüsselung ein Risiko.

• Löschung, die tatsächlich löscht

  Eine Vorkontrolle von vor sechs Jahren muss nicht mehr auffindbar sein. Die Adresse einer Person, die einmal angefragt und dann abgesagt hat, auch nicht. Löschfristen gehören deshalb in die Software und nicht in einen Vorsatz. Gleichzeitig gibt es Daten, die ein Verein aufbewahren muss — Spendenbelege etwa unterliegen Aufbewahrungsfristen. Beides gegeneinander sauber zu stellen, ist Teil der Arbeit und keine Einstellung, die ein Verein nebenbei treffen sollte.

• Was wir nicht behaupten

  Es gibt für Taildesk keine ISO-Zertifizierung, kein Datenschutz-Siegel, kein bestandenes Audit und keinen Penetrationstest durch einen unabhängigen Dritten. Das Produkt ist vor dem Start, und all das setzt einen laufenden Betrieb voraus. Wir schreiben das hin, weil eine Seite über Sicherheit, die mit Siegeln arbeitet, die sie nicht hat, ihr eigenes Thema verfehlt. Was hier steht, sind Zusagen, an denen ihr uns messen könnt — nicht Nachweise, die schon erbracht wären.