Tiervermittlung digital organisieren

Eine Vermittlung ist selten ein Ereignis, sondern ein Verlauf über Wochen: eine Anfrage über das Formular, zwei über Facebook, ein Anruf, ein Kennenlernen, eine Vorkontrolle, eine Rückfrage zum Gartenzaun, ein zweiter Besuch, der Vertrag, die Übergabe, die Nachkontrolle. In den meisten Tierheimen liegt dieser Verlauf in vier Postfächern und einem Kopf. Software für Tiervermittlung hilft nicht dabei, das richtige Zuhause zu erkennen — das bleibt eine menschliche Entscheidung. Sie hilft dabei, dass keine Anfrage untergeht und dass jede Person im Team sieht, wo ein Tier gerade steht.

• Ein Profil, das aus der Akte entsteht

  Das Vermittlungsprofil ist meistens die zweite Fassung von Informationen, die längst dokumentiert sind: Alter, Kastration, Verträglichkeit mit Kindern, Katzen, anderen Hunden, das gute Foto. Wenn das Profil aus der Tierakte entsteht, wird es nicht neu geschrieben, sondern zusammengestellt — und es widerspricht nicht dem, was intern steht. Genau dieser Widerspruch ist der Grund für einen guten Teil der Enttäuschungen nach einer Vermittlung: außen stand etwas anderes als innen.

• Anfragen an einer Stelle bündeln

  Anfragen kommen über das Formular auf der Website, über Facebook, per Mail, per Telefon und manchmal über eine Ehrenamtliche, die jemanden kennt. Wer die Anfrage entgegennimmt, ist selten dieselbe Person, die sie weiterverfolgt. Wenn alle Anfragen zu einem Tier an dessen Verlauf hängen, ist auf einen Blick sichtbar, mit wem schon gesprochen wurde und was dabei herauskam. Das verhindert die zwei unangenehmsten Fälle gleichzeitig: dass sich niemand meldet, und dass sich zwei Leute unabhängig voneinander melden und Unterschiedliches sagen.

• Vorkontrolle als nachvollziehbarer Schritt

  Die Vorkontrolle ist der Punkt, an dem die meiste ehrenamtliche Arbeit steckt und am wenigsten dokumentiert ist. Jemand fährt hin, schaut sich an, wie die Menschen wohnen, spricht über den Garten, den Balkon, die Arbeitszeiten — und meldet das Ergebnis mündlich zurück. Wenn diese Rückmeldung an den Vorgang gehört, mit dem, was aufgefallen ist, und mit dem, was offen blieb, ist die Entscheidung später begründbar. Nicht um Menschen zu bewerten, sondern damit eine Absage erklärbar ist und eine Zusage nicht nur auf einem guten Gefühl beruht, an das sich in drei Wochen niemand mehr genau erinnert.

• Schutzvertrag und Übergabe

  Zur Übergabe gehören Papiere: Schutzvertrag, Impfpass, EU-Heimtierausweis, Chipregistrierung, Futterempfehlung, oft eine Übergabebestätigung. Wenn die Unterlagen aus dem entstehen, was ohnehin an der Akte hängt, entfällt das Zusammensuchen am Übergabetag — und es entfällt der Anruf zwei Wochen später, weil ein Dokument fehlt. Die Ummeldung des Chips ist dabei der Schritt, der am häufigsten vergessen wird, weil er als Einziger außerhalb des Heims passiert.

• Nachkontrolle, die tatsächlich stattfindet

  Fast jeder Schutzvertrag sieht eine Nachkontrolle vor. Sie findet deutlich seltener statt, als sie vorgesehen ist, und das liegt selten am Willen: Nach vier Wochen erinnert sich niemand mehr daran, wer wann übernommen hat. Eine Nachkontrolle, die als Termin am Vorgang hängt, wird zu einer Aufgabe mit Fälligkeit statt zu einem Vorsatz. Das ist der Unterschied zwischen einer Klausel im Vertrag und einer Zusage, die eingehalten wird.